Casi todo trámite serio termina igual: una lista de documentos que tienes regados en el celular, en el correo y en una carpeta de la laptop, y una indicación que dice "adjuntar en un solo archivo PDF". Solicitud, copia del DNI, certificados de estudios, declaraciones juradas, recibo de luz, constancia de trabajo. Si lo mandas como ocho archivos sueltos, lo más probable es que te lo observen o que simplemente no lo revisen.
Armar el expediente bien toma veinte minutos y evita que te rechacen por forma. En esta guía vas a ver cómo ordenar los documentos, cómo unirlos en un solo PDF con fastpdfnow, cómo numerar las páginas cuando piden foliado, y cómo dejar el archivo con un peso aceptable. Todo se hace en tu navegador, sin instalar nada y sin subir tus documentos a ningún servidor.
Primero: reúne todo y define el orden
Antes de tocar cualquier herramienta, lee las bases de la convocatoria o los requisitos del trámite y haz una lista en el orden exacto en que los piden. Ese orden no es decorativo: la persona que revisa expedientes va marcando con la lista en la mano, y si tu documento 3 está en la posición 7, se demora y se fastidia. Si las bases no indican orden, usa el orden lógico: primero lo que identifica (solicitud y DNI), luego lo que acredita (certificados, constancias), y al final lo que declara (declaraciones juradas, recibos).
Revisa cada archivo por separado antes de unir. Abre cada PDF o foto y confirma que se lee bien, que no está cortado y que es la versión correcta (no el certificado del año pasado ni el DNI vencido). Es mucho más fácil corregir un documento suelto que descubrir el problema después de haber unido todo.
- Solicitud o formulario firmado (si lo tienes en Word, expórtalo a PDF primero).
- Copia del DNI por ambas caras, legible, sin reflejos.
- Certificados y constancias en el orden que pide la convocatoria.
- Declaraciones juradas firmadas.
- Recibos o comprobantes de pago, si aplican.
Agrega una carátula o un índice simple
No es obligatorio, pero una carátula de una sola página hace que tu expediente se vea profesional y le ahorra tiempo al evaluador. Basta con un documento en Word o Google Docs que diga: nombre completo, número de DNI, nombre de la convocatoria o trámite, fecha y una lista numerada de los documentos que contiene el expediente. Expórtalo a PDF y será la primera página del archivo.
El índice sirve además como tu propio checklist. Si en la carátula escribiste "6. Certificado de estudios" y al revisar el PDF final no lo encuentras, ya sabes qué te faltó. Para convocatorias con muchos anexos, algunas personas ponen también el número de folio donde empieza cada documento; eso lo puedes completar después de numerar las páginas.
Ponle un buen nombre al archivo
Parece un detalle menor, pero el nombre del archivo es lo primero que ve quien recibe tu expediente, y en una convocatoria llegan cientos. Un archivo llamado "documento final (2).pdf" o "scan0001.pdf" no ayuda a nadie. Usa un formato claro y sin tildes ni espacios: Apellido_Nombre_Expediente.pdf, o si la convocatoria tiene código, Apellido_Nombre_CAS-045.pdf.
Evita caracteres especiales como la ñ, tildes, barras o signos de interrogación en el nombre. Algunos portales los rechazan o los convierten en símbolos raros. Guión bajo y guión normal funcionan en todos lados.
Une los documentos en un solo PDF con fastpdfnow
Con todos los archivos listos y nombrados, el paso de unir es rápido. fastpdfnow procesa los archivos dentro de tu navegador, así que tus documentos personales (DNI, recibos, declaraciones) nunca salen de tu computadora.
- 1. Entra a fastpdfnow.com/merge desde tu navegador (funciona en laptop y también en el celular).
- 2. Arrastra todos los PDF del expediente a la zona de carga, o haz clic para seleccionarlos. Puedes seleccionar varios a la vez.
- 3. Ordena los archivos arrastrándolos hasta que queden en el orden de tu lista: carátula, solicitud, DNI, certificados, declaraciones, recibos.
- 4. Revisa la miniatura de cada archivo para confirmar que es el correcto.
- 5. Haz clic en unir y descarga el PDF resultante. Guárdalo con el nombre que definiste antes.
Foliado: numera las páginas si la entidad lo pide
Muchas entidades públicas y algunas universidades piden el expediente "foliado", es decir, con cada página numerada de forma correlativa. Tradicionalmente se hacía a mano con un sello o lapicero en cada hoja; en digital se resuelve en un minuto. Primero une todo, y recién después numera: si numeras antes de unir, cada documento empezará de nuevo en 1.
Entra a /page-numbers, carga el PDF ya unido, elige la posición (lo más común es esquina superior derecha o inferior derecha) y el número inicial. Algunas bases piden que el foliado empiece desde la última página hacia la primera o que la carátula no se cuente; léelas con calma y ajusta. Descarga el archivo numerado y ese es el que envías.
Revisa el peso final y que ninguna página esté de lado
Un expediente con DNI escaneado a alta resolución, cinco certificados fotografiados y tres recibos puede pesar fácilmente 20 o 30 MB. Muchos portales y correos institucionales limitan los adjuntos a 2 MB, 5 MB o 10 MB; revisa las bases de tu convocatoria para saber el tope exacto. Si te pasas, usa /compress: le indicas el tamaño objetivo y la herramienta reduce el archivo hasta ahí, manteniendo el texto legible.
Otro problema frecuente son las páginas giradas. Pasa con los escaneos hechos a la volada o con fotos tomadas en horizontal: en el PDF final aparecen de costado o al revés. Si detectas una, entra a /rotate, selecciona esa página y gírala. No hace falta volver a armar todo el expediente.
- Peso: si supera el límite, comprime con /compress indicando el tamaño objetivo.
- Orientación: páginas de lado o al revés se corrigen con /rotate.
- Legibilidad: si una página se ve borrosa después de comprimir, vuelve a comprimir desde el original con un tamaño objetivo un poco más alto.
Errores comunes que hacen que te observen el expediente
Estos son los problemas que más se repiten cuando alguien envía un expediente digital. Todos se evitan con una revisión final de cinco minutos.
- Páginas al revés o de lado: el evaluador tiene que girar la cabeza o la pantalla. Corrígelo con /rotate antes de enviar.
- Documentos ilegibles: fotos oscuras, con sombra o movidas. Vuelve a fotografiar con buena luz y la hoja plana, o escanea en una copiadora.
- Un PDF por cada papel cuando pedían uno solo: si las bases dicen "un único archivo", ocho adjuntos sueltos pueden ser motivo de descalificación.
- Exceder el peso máximo: el portal rechaza la carga o el correo rebota. Comprime antes de enviar.
- Orden distinto al de las bases: no es descalificatorio en todos lados, pero sí hace la revisión más lenta y da mala impresión.
- Versión equivocada de un documento: certificado vencido, DNI caducado, formulario sin firmar. Revisa cada archivo antes de unir.
Puntos clave
- Lee las bases y ordena los documentos exactamente como los piden antes de unir nada.
- Nombra el archivo final de forma clara: Apellido_Nombre_Expediente.pdf, sin tildes ni espacios.
- Une todo en /merge, y recién después numera con /page-numbers si piden foliado.
- Revisa el peso con el límite de la convocatoria y comprime con /compress si te pasas.
- Pasa el PDF final página por página: orientación, legibilidad y que no falte nada.
Preguntas frecuentes
¿Puedo unir fotos del DNI con PDF de certificados en el mismo expediente?
Sí, pero primero convierte las fotos a PDF con /images-to-pdf. Luego unes todos los PDF en /merge. Así el expediente queda como un solo archivo y no mezclas formatos.
¿Numero las páginas antes o después de unir?
Después. Si numeras cada documento por separado, cada uno empieza en 1. Une primero en /merge y luego pasa el archivo completo por /page-numbers para que el foliado sea correlativo.
¿Mis documentos se suben a algún servidor cuando uso fastpdfnow?
No. Todo el procesamiento ocurre dentro de tu navegador. Tu DNI, recibos y declaraciones no salen de tu computadora o celular.
¿Qué hago si el portal solo acepta 2 MB y mi expediente pesa 15 MB?
Usa /compress indicando 2 MB como tamaño objetivo. Si después de comprimir alguna página se ve borrosa, reduce la resolución de las fotos originales antes de unir y vuelve a intentarlo.
Escrito por el equipo de fastpdfnow en Lima. Construimos las herramientas y escribimos las guías a partir de las preguntas que nos manda la gente.